Na administração empresarial podemos ter diversos problemas que precisam ser solucionados o mais rápido possível. O orçamento empresarial deve ser eficiente, mantendo um fluxo de caixa correto, sem qualquer erro de lançamento.
Por sabermos que os problemas fazem parte da rotina da empresa, é importante que tenhamos soluções apropriadas, principalmente quando atuamos na área de planejamento e de controladoria, uma vez que qualquer falha pode se transformar em um grande prejuízo.
Dessa forma, precisamos ter dados corretos, informações as mais precisas possíveis e um acompanhamento criterioso de todo o trabalho para oferecer um resultado dentro dos padrões exigidos.
Felizmente existem ferramentas para cuidar do orçamento empresarial de forma adequada, através das quais podemos identificar os problemas que precisam ser resolvidos e, entre essas ferramentas, a Matriz GUT é uma das mais eficientes.
O que é matriz GUT e como funciona
A Matriz GUT é uma ferramenta administrativa para ajudar na priorização da solução de problemas. Também conhecida como Matriz de Prioridades, ela possibilita aplicar a análise GUT para resolver as questões em que precisamos de melhor orientação para tomar decisões mais complexas, onde temos necessidade de analisar diversos problemas ao mesmo tempo.
Com a elaboração da Matriz GUT, podemos classificar cada problema segundo sua Gravidade, sua Urgência e sua Tendência, ou seja, temos os princípios básicos da análise dos problemas encontrados.
A Matriz GUT foi desenvolvida por dois especialistas em solução de problemas de orçamento empresarial, Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, tendo como objetivo orientar na tomada de decisões que envolvem diversas questões ao mesmo tempo.
Sabemos que, quando muitos problemas se apresentam, é mais difícil para o administrar identificar os que são prioritários e qual a sua relevância. Através da análise da Matriz GUT, podemos separar cada um deles e conhecer a sua prioridade na solução do problema geral.
Assim, por exemplo, quando estamos enfrentando um problema de falta de caixa na empresa, a necessidade é saber o que será preciso solucionar primeiro, se as despesas que estão superando as receitas ou os fornecedores que precisam ser pagos. Para que possamos tomar a decisão mais adequada, precisamos trabalhar com prioridades e a Matriz GUT nos atende exatamente para encontrar a melhor solução.
Nesse sentido, existem outras ferramentas que podem ajuda-lo, como o Ciclo PDCA ou Diagrama de Ishikawa, no entanto, a Matriz GUT é uma das ferramentas mais práticas e intuitivas e, em razão disso, vem sendo cada vez mais aplicada. Sua principal vantagem está em oferecer uma avaliação quantitativa dos problemas de um orçamento empresarial ou de qualquer área da organização, deixando claro quais devem ser as ações preventivas e corretivas para eliminar os problemas.
Etapas da Matriz GUT
A Matriz GUT é dividida em três etapas, cada uma delas atendendo uma necessidade na busca da solução dos problemas:
1. Primeira etapa: listagem dos problemas
Para começar, precisamos listar todos os problemas e aspectos relacionados ao que devemos analisar. Para isso, é necessário levar em consideração os três pontos básicos da Matriz GUT, ou seja, gravidade, urgência e tendência.
Na montagem da tabela é importante detalhar cada ponto a ser analisando, verificando todos os seus aspectos para evitar interpretações erradas.
2. Segunda etapa: pontuação dos problemas
Em seguida, passamos para a segunda etapa, pontuando cada um dos problemas. Devemos dar notas de acordo com determinados critérios, desde as situações mais graves, que recebem a nota mais alta, ou seja, 5, até situações mais favoráveis, que recebem a nota 1, a menor da Matriz GUT.
No final, podemos identificar o número que mostra o grau de prioridade dos problemas, multiplicando os quocientes gravidade x urgência x tendência. O problema que tiver o maior resultado será a prioridade que deve ser corrigida em primeiro lugar.
3. Terceira etapa: classificação dos problemas
Depois de tudo pronto e com as notas atribuídas, podemos traçar um plano de ação, levando em consideração cada um dos aspectos da Matriz GUT e sua classificação final.
Para que tudo fique mais claro, podemos especificar os aspectos através de uma fórmula bem simples:
- Gravidade: são os danos e prejuízos que podem ocorrer;
- Urgência: o tempo que temos para encontrar a solução do problema;
- Tendência: o potencial de crescimento do problema e a possibilidade de ele se tornar maior com o passar do tempo.
Nos próximos artigos iremos detalhar melhor a Matriz GUT e seu funcionamento. Com sua aplicação, utilizando uma Planilha Excel, você terá todas as condições para analisar as situações mais complexas e encontrar as melhores soluções.
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