As três palavras que identificam a sigla GUT e que dão nome à Matriz GUT são: Gravidade, Urgência e Tendência. Através de uma planilha eletrônica é possível fazer o levantamento dos principais problemas de uma empresa, classificando-os de acordo com a necessidade de sua resolução e permitindo que o administrador possa tomar todas as providências necessárias.

A Matriz GUT possibilita que se tenha maior conhecimento dos problemas que envolvem as atividades empresariais, tornando mais simples o processo de análise das situações que precisam ser efetivamente solucionadas em primeiro lugar.

Com essa ferramenta, o empresário poderá identificar, portanto, o que deve ser resolvido em primeiro, segundo, terceiro lugares e outros subsequentes, sem prejudicar o andamento das atividades normais de sua equipe de colaboradores, ao mesmo tempo em que pode manter o foco naquilo que seja essencial para o desenvolvimento do negócio.

Como priorizar tarefas na Matriz GUT

Para que o empresário possa classificar e priorizar as tarefas exigidas para o bom funcionamento da empresa, é necessário conhecer o conceito de cada um dos indicadores apresentados na planilha eletrônica.

Os conceitos são os seguintes:

Gravidade

A gravidade é o indicador que deve ser considerado em primeiro lugar, analisando o impacto que um determinado problema pode provocar se não tiver sua solução. Através da gravidade é possível analisar se uma determinada pendência pode causar prejuízos para a empresa ou mesmo à sua imagem. Nesse caso, é importante definir o nível de risco, uma vez que, quanto maior ele for, maior será sua gravidade.

Urgência

A urgência define na Matriz GUT o tempo e o prazo que o administrador possui para encontrar uma solução para determinado problema. Por exemplo, entram nesse indicador os prazos para cumprir determinada obrigação. O administrador deve sempre avaliar o prazo máximo de limite para tratar da situação, considerando que, quanto menos tempo tiver, mais urgente o problema será.

Tendência

Na Matriz GUT, o indicador tendência serve para avaliar como uma determinada situação irá evoluir no caso de o problema não ser solucionado e quais as consequências que a empresa poderá sofrer. Nesse caso, é necessário fazer uma análise do potencial de desenvolvimento de uma situação através do tempo e, quanto maior forem as possibilidades de um problema piorar, maior será a tendência a ser aplicada.

Na análise para priorização de tarefas com a matriz GUT é preciso considerar a escola de 1 a 5 para cada indicador, definindo a relevância de cada situação ou problema, obedecendo os seguintes critérios:

Nota Gravidade Urgência Tendência
1 Sem gravidade Pode aguardar Não vai piorar
2 Pouco grave Pouco urgente Vai piorar em longo prazo
3 Grave Agir o quanto antes Vai piorar em médio prazo
4 Muito grave Urgente Vai piorar em curto prazo
5 Extremamente grave Ação imediata Vai piorar rapidamente

 

A planilha com a Matriz GUT oferecem sempre a mesma lógica, podendo ser adaptada de acordo com as necessidades da empresa, seguindo algumas etapas básicas:

  • Na primeira coluna é preciso fazer a lista de todas as situações problemáticas que devem ser resolvidas;
  • As três colunas seguintes devem obedecer a ordem Gravidade, Urgência e Tendência para inserção das suas respectivas notas;
  • A última coluna deve servir como resultado, oferecendo a prioridade de cada problema;
  • A última etapa é classificar os problemas com a atribuição de uma nota, como informamos acima, a cada um deles.

Como calcular a prioridade utilizando a Matriz GUT

Após o preenchimento da Matriz GUT, classificando os problemas de acordo com sua gravidade, urgência e tendência, é necessário fazer o cálculo para conhecer a prioridade das questões, sabendo o que deve ser resolvido em sequência.

Para fazer a priorização de tarefas, é preciso fazer o cálculo, multiplicando as notas de cada indicador, ou seja, encontrando uma nota final. Assim, por exemplo, se o empresário precisar decidir entre dois problemas com as seguintes notas:

  • Atender reclamações de clientes: Gravidade, 5; Urgência 4; Tendência 5. A prioridade desse problema é a multiplicação das notas, chegando a 100;
  • Negociar prazos com fornecedores: Gravidade, 4; Urgência, 3; Tendência, 3. A prioridade desse problema é 64, resultado da multiplicação das notas.

Assim, torna-se mais fácil saber que, em primeiro lugar é preciso atender as reclamações dos clientes, deixando para um segundo plano a negociação de prazos com os fornecedores.

Com a utilização da Matriz GUT o empresário terá melhores condições de tomar decisões estratégias, além de ter em mãos uma ferramenta para análise da alocação de tempo e de recursos, podendo prevenir possíveis problemas que possam surgir.

A ferramenta Matriz GUT é de fácil implementação e pode ser utilizada por qualquer empresa ou qualquer setor da mesma.