Uma boa parte dos empresários não sabe por onde começar a buscar soluções para os problemas de sua empresa. A matriz GUT é a ferramenta perfeita para ajudar, permitindo identificar com clareza os fatores que podem comprometer o desempenho da empresa, identificando a gravidade, a urgência de solução e a tendência de agravamento de qualquer situação na empresa.

Com a aplicação da matriz GUT, qualquer empresário poderá direcionar as atividades do dia a dia, tomando as melhores decisões e fazendo o planejamento estratégico para garantir a sustentabilidade de sua empresa.

A matriz GUT foi desenvolvida por Charles Kepner e Benjamin Tregoe, dois especialistas norte-americanos dedicados a questões organizacionais e de gestão de crises. O método desenvolvido mostrou-se bastante eficiente para facilitar o processo de busca de solução dos problemas apresentados no dia a dia das empresas.

A sigla GUT apresenta os três aspectos relacionados com os problemas: a gravidade, a urgência e a tendência de situações críticas. Saiba mais sobre esses aspectos:

1.  A Gravidade

A letra G da sigla GUT refere-se à gravidade de um problema apresentado dentro da empresa, ou seja, demonstra o impacto provocado por um determinado problema para o sucesso e desenvolvimento do empreendimento.

Problemas mais graves, muitas vezes, podem levar uma empresa a situações críticas, inclusive à falência, devendo ser tratados com prioridade. Essa gravidade pode ser avaliada com notas de 1 a 5, sendo a nota máxima aplicada para casos extremamente graves, devendo direcionar a busca de soluções que devem ser aplicadas de imediato para não comprometer o desempenho do negócio.

2.  A Urgência

A definição e identificação da urgência de um determinado problema demonstra aqueles que devem ser resolvidos mais rapidamente, devendo ter mais atenção do que os problemas que podem esperar mais tempo. A avaliação também deve ser feita com notas de 1 a 5, destacando os problemas que precisam ser resolvidos imediatamente, os muito urgentes, os urgentes, pouco urgentes ou os que podem esperar.

3.  A Tendência

A terceira letra da sigla GUT é a tendência, que deve identificar as situações que podem apresentar maior potencial de agravamento com o tempo, podendo prejudicar as atividades da empresa. Também com notas de 1 a 5, a tendência deve ser avaliada de acordo com a visão do administrador, devendo encontrar as soluções de acordo com a evolução que caracteriza determinado problema.

A matriz GUT pode ser elaborada facilmente com uma planilha eletrônica, onde o administrador, em conjunto com os colaboradores, deve colocar todas as situações que possam ser consideradas como problemas dentro da empresa, organizando essa lista de acordo com cada uma das características apresentadas pela matriz, ou seja, sua gravidade, sua urgência e sua tendência.

Depois de ter uma listagem completa dos problemas apresentados dentro da empresa, é preciso avaliar cada um deles com notas de 1 a 5, multiplicando as notas aplicadas a cada problema para montar um ranking a partir dos resultados obtidos. Dessa forma, o administrador terá em mãos uma lista com os problemas que devem ser solucionados em primeiro lugar.

A listagem da matriz GUT também permite analisar os pontos fracos da empresa, levando as pessoas a aplicar ações que possam trazer a solução final ou amenizar qualquer tipo de problema, devendo ser divulgada entre os colaboradores envolvidos nas atividades.

Colocando a matriz GUT em prática

Como exemplo prático, podemos supor que uma determinada empresa tenha dificuldade em atender a demanda de seus clientes dentro dos prazos estabelecidos. Ao mesmo tempo, a empresa também pode estar enfrentando problemas financeiros.

Sabemos perfeitamente que ambos os problemas são bastante graves para qualquer empreendimento e, em razão disso, é preciso encontrar uma solução. O administrador deve considerar qual problema deve ser primeiramente solucionado, analisando os reflexos que podem trazer para o seu negócio.

Levando em conta que o atendimento é essencial para garantir melhor faturamento, a matriz GUT deve ter as notas de cada problema e, assim, certamente, o primeiro problema a ser atacado é o atendimento dentro do prazo, garantindo o faturamento que possa ajudar a trazer soluções para a questão financeira.

Ao mesmo tempo, o administrador pode notar outros problemas internos, como questões estruturais no espaço físico ou falhas no sistema utilizado para o controle das atividades.

Considerando todos os problemas, essas últimas questões são de menor importância, podendo ser relegadas para um segundo momento. Através das notas atribuídas, a questão do atendimento virá em primeiro lugar, enquanto que os problemas financeiros terão o respaldo do aumento do faturamento no caso de o problema de maior gravidade ser solucionado.

Devemos lembrar, no entanto, que, a partir do momento em que se busca a solução de um determinado problema, é essencial que a matriz GUT seja constantemente atualizada, uma vez que determinada solução pode facilitar a resolução de problemas subsequentes.