Nesta série de artigos sobre a matriz GUT buscamos passar todas as informações sobre a ferramenta, que permite priorizar os problemas de acordo com sua gravidade, sua urgência e sua tendência. Com essa classificação, é possível tratar todos os problemas de uma empresa, buscando soluções assertivas para todos os setores.

Um dos principais benefícios da matriz GUT é oferecer maior eficiência aos processos internos e estabelecer estratégias para a busca de soluções de forma rápida, evitando qualquer tipo de prejuízo ou atraso.

Para que se possa atingir os objetivos preconizados pela matriz GUT, no entanto, é preciso saber como analisar cada situação, definindo ações corretivas e preventivas de forma que se possa atender os resultados apresentados

Assim, o administrador poderá tomar as melhores decisões, de acordo com a definição de cada problema, cuidando daqueles que merecem mais sua atenção. Para isso, é preciso usar a classificação, com a pontuação de 1 a 5.

Cada uma das categorias da matriz GUT deve ser analisada com cuidado, dando atenção a todos os detalhes levantados sobre o problema:

Gravidade

A gravidade deve ter como base os impactos que um determinado problema pode provocar se não for resolvido. Ou seja, é importante levantar todos os aspectos, considerando sua pontuação, que deve seguir a seguinte ordem:

  1. Sem gravidade
  2. Pouco grave
  3. Grave
  4. Muito grave
  5. Extremamente grave

Urgência

A urgência deve se relacionar com o tempo necessário para solucionar determinado problema, utilizando os seguintes critérios:

  1. Pode esperar
  2. Pouco urgente
  3. Urgente, exigindo atenção em curto prazo
  4. Muito urgente
  5. Exigência de intervenção imediata

Tendência

A tendência deve responder a uma pergunta básica: como esse problema irá ficar se não for resolvido com eficácia? A pontuação da tendência deve atender aos seguintes quesitos:

  1. Não vai mudar
  2. Vai piorar em longo prazo
  3. Vai piorar em médio prazo
  4. Vai piorar em curto prazo
  5. Vai piorar rapidamente

Como usar a matriz GUT e conseguir seus benefícios

Para obter todos os benefícios oferecidos pela matriz GUT, o administrador deve fazer o levantamento de todos os problemas apresentados pelos colaboradores, detalhando-os de acordo com o conhecimento e experiência de cada um deles.

É essencial que se especifique o máximo possível os detalhes de cada problema apresentado para evitar qualquer interpretação errada ou informação ambígua.

Depois de levantadas todas as informações, é preciso fazer a pontuação de cada problema, classificando cada um deles de acordo com os dados obtidos, tendo como objetivo analisar o grau de prioridade de cada situação.

Classificando cada problema de acordo com as notas, basta depois multiplicar os números e o problema que tiver o maior resultado é aquele que deve ser resolvido em primeiro lugar.

Em seguida, é preciso classificar os problemas de acordo com as notas obtidas de cada um, elaborando um plano de ação que leve em consideração os aspectos da matriz GUT e a categorização dos problemas levantados.

O administrador, nesse caso, deve analisar cada fator isoladamente, observando sua relevância e suas particularidades. Para isso, é importante que tenha conhecimento sobre a empresa e sobre as necessidades levantadas pelos colaboradores.

A matriz GUT possibilita analisar de forma qualitativa e quantitativa a informações para definir quais devem ser as prioridades, traçando ações corretivas e preventivas e buscando eliminar ou reduzir todos os problemas levantados.

Os principais benefícios oferecidos, ao longo do tempo, para qualquer setor da empresa, serão a redução de custos, a melhor utilização do tempo, maior capacidade de governança, redução de impactos negativos e elevação das oportunidades.

Com a matriz GUT também será possível observar o impacto das ações positivas e o aumento da lucratividade, evitando perdas, desperdícios e prejuízo para o empreendimento.

Devemos ainda lembrar que a matriz GUT, que é elaborada em uma planilha eletrônica, também pode ser complementada por outras ferramentas de qualidade, como a matriz SWOT, por exemplo.

Com a aplicação da matriz GUT, a empresa irá perceber em pouco tempo outros importantes benefícios:

  • Alocação dos recursos mais apropriada, atendendo as necessidades mais urgentes de cada setor;
  • Apoio na elaboração do planejamento estratégico da empresa;
  • Facilidade de implementação de novas estratégias de desenvolvimento;
  • Maior participação dos colaboradores na busca de melhorias;
  • Disponibilidade de tempo para planejamento de atividades.

Para obter todos os benefícios da matriz GUT é essencial que o administrador tenha a participação de todos os colaboradores, fazendo com que todos conheçam o processo de sua confecção e que saibam interpretar a ferramenta para que todas as pendências possam ser resolvidas de acordo com sua prioridade.