O orçamento ou budget de uma empresa deve ser definido como um planejamento para os valores gastos pelo empreendimento para a produção, para a realização de qualquer tipo de evento ou mesmo para determinadas áreas e atividades.
No orçamento deve se prever todas as variáveis de custos, de despesas e receitas, estabelecendo-se um valor mínimo e um máximo para os diversos gastos.
O orçamento deve ser tratado como a base para qualquer tipo de atividade, com a elaboração deum plano estratégico onde são definidos os objetivos de produção e de venda, mantendo-se uma previsão das condições financeiras da empresa durante o período, além da elaboração do planejamento futuro.
Ao mesmo tempo em que se pratica o budget, com o orçamento previsto para um determinado período, os administradores da empresa também devem realizar o acompanhamento de sua realização, ou seja, realizando o forecast, que é a análise real do que foi previsto para a empresa.
O forecast é uma comparação que deve ser feita periodicamente durante a atividade produtiva da empresa no período pré-estabelecido, analisando os dados que foram estimados e os que foram concretizados.
Havendo qualquer divergência entre o que foi estabelecido no orçamento, é possível aos administradores definir estratégias diferentes, que possibilitem atingir os objetivos pretendidos quando da elaboração do budget.
Por que investir na elaboração do orçamento?
O orçamento bem elaborado possibilita que a empresa possa medir sua performance no período estabelecido, mantendo e assegurando seu controle financeiro e, além disso, oferecendo condições para que os administradores possam tomar as decisões mais acertadas.
O budget, ou orçamento, quando bem elaborado, também oferece uma estratégia competitiva maior para empresa, uma vez que ajuda na elaboração dos preços dos produtos, podendo competir melhor com os concorrentes.
Qual o melhor método para definir o orçamento?
Entendo que o orçamento empresarial oferece diversas utilidades e benefícios para a empresa, também é importante considerar qual o método mais utilizado para sua elaboração.
Na montagem do orçamento, a maior parte das empresas utilizam um sistema tradicional, ou seja, sem buscar metodologias ou ferramentas específicas que possam definir padrões determinados, mas fazendo um levantamento de possíveis custos e riscos que permitam o melhor acompanhamento através do tempo.
Mesmo para uma empresa de menor porte, é importante manter o orçamento bem definido, sem deixar que sejam apenas condições estabelecidas na cabeça do empresário que, dessa forma, direciona as atividades empresariais.
O que devemos entender com relação ao budget é que se trata de uma atividade que só pode oferecer resultados quando o empresário ou administrador conhece a fundo sua atividade profissional.
Ou seja, o ponto fundamental para a elaboração do orçamento é ter um planejamento dentro das possibilidades da empresa, considerando todas as variáveis, como, por exemplo, o tamanho da equipe, o volume máximo possível e, além disso, a capacidade financeira da empresa, não só para a produção, mas também para a comercialização de seus produtos.
Demonstrativos exigidos no orçamento
Entre os demonstrativos exigidos para a elaboração do orçamento devemos considerar a DRE – Demonstração de Resultado do Exercício, juntamente com as informações orçamentárias, a projeção do fluxo de caixa e o levantamento de preços atuais de matérias primas e mão de obra.
Contudo, apenas os dados apresentados pela Demonstração de Resultado do Exercício, pelo Balanço Patrimonial e pelos dados obtidos do mercado podem não ser tão importantes quanto o conhecimento do responsável pela elaboração do orçamento.
Devemos atentar para o fato de que os demonstrativos são importantes, já que as informações do passado permitem elaborar um orçamento mais apropriado para as condições da empresa, porém é preciso também ter meios de conhecer como conseguir melhores resultados, sempre visando o crescimento da empresa.
Ao elaborar o orçamento empresarial é preciso ter em mente que estamos gerando valor para a empresa, projetando seu desenvolvimento frente ao mercado. O orçamento, portanto, deve espelhar a realidade do passado e as condições presentes para que se estabeleçam as metas.
Evidentemente nenhum empresário ou administrador irá acertar totalmente nos valores do orçamento, principalmente quando estiver fazendo a revisão do mesmo, ou seja, aplicando o forecast.
O administrador deve voltar-se para o levantamento de dados que sejam os mais próximos possíveis daquilo que ele projeta como realidade, realizando, ao mesmo tempo, o acompanhamento do budget para estabelecer maior proximidade com aquilo que está projetando.
Além disso tudo, é importante destacar que o orçamento é uma ferramenta que permitirá à empresa ganhar projeção no mercado, mantendo o foco nos resultados e procurando atingir o mais próximo possível seus objetivos, utilizando o forecast para analisar as mudanças no mercado, servindo ao mesmo tempo para estabelecer o seu direcionamento.
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