O plano de ação 5W2H, embora tenha um nome meio estranho, é bem fácil de ser entendido. A sigla 5W2H é referente a uma série de ações que devem ser executadas para atingir um objetivo ou uma meta dentro da empresa.
A elaboração do plano de ação passa por uma série de perguntas e respostas relacionadas com determinado projeto ou objetivo. Cinco dessas perguntas começam pela letra W, em inglês, enquanto que as outras duas começam com a letra H.
É exatamente isso que dá origem ao nome do Plano de Ação 5W2H.
Para entender melhor cada um desses pontos, vamos analisar essas perguntas:
What (O quê?)
A pergunta refere-se ao que deve ser realizado, ou seja, qual é o objetivo ou a tarefa que deve ser cumprida. Assim, por exemplo, pode se referir ao aumento da participação no mercado, à redução dos custos fixos, à elevação do número de clientes ou ao aumento do faturamento.
Why (Por quê?)
Esta segunda pergunta deve justificar o projeto, ou seja, elaborar de forma escrita as razões para a proposta. A resposta pode ser com relação a um preço de venda menor, ao aumento do faturamento para conseguir maior margem de lucro, ao pagamento das contas evitando multas e juros, entre outras.
Where (Onde?)
A terceira pergunta do plano de ação deve determinar onde ela será realizada, ou seja, onde pode ser lançado um novo produto, em qual setor se deve buscar a redução de custos ou mesmo onde serão feitas ações de marketing para o lançamento de um novo produto.
When (Quando?)
Depois de justificada a meta e a necessidade, do local onde deve ser realizada a ação, a quarta pergunta deve responder os prazos de desenvolvimento da ação. Havendo necessidade de mais de uma etapa, elas devem ter seus prazos estabelecidos.
Who (Quem?)
Como cada ação precisa ter um responsável, a última questão do plano de ação com letra W deve definir a quem caberá a responsabilidade pela concretização da ação ou da meta.
How (Como?)
Na fase das perguntas do plano de ação com a letra H, tudo está definido para colocar o projeto em funcionamento. Agora é preciso definir como essas ações serão desenvolvidas para atingir o objetivo.
How Much (Quanto?)
A última pergunta do plano de ação é direcionada à área financeira, já que, para qualquer tipo de ação é necessário um investimento ou um custo e tudo precisa estar dentro das possibilidades da empresa.
Como elaborar o Plano de Ação 5W2H?
Para uma pequena ou microempresa, o plano de ação 5W2H é bem fácil de ser utilizado, principalmente por ser bastante prático e intuitivo. No entanto, isso não quer dizer que não precise de cuidados em sua elaboração, exigindo que o administrador elabore o seu plano de ação.
Além disso, é bom saber que pode-se agregar novos campos à planilha além das sete perguntas proposta originalmente pela ferramenta 5W2H, assim, dependendo do objetivo ou da ação, pode ser criada uma escala de desenvolvimento, atualizando os valores conforme o andamento do projeto.
Havendo necessidade de detalhar comentários adicionais sobre alguma ação ou etapa do projeto, pode-se inserir uma coluna de observações, onde esses detalhes serão inseridos, deixando claro como anda o projeto.
Envolvimento da equipe
O empresário deve ter consciência, no entanto, que, para que o plano de ação 5W2H tenha resultados é preciso haver o envolvimento de todos os colaboradores da empresa ou do setor onde está sendo aplicada a ação.
Para que tudo corra conforme planejado, os colaboradores devem dar opiniões, mesmo porque, o administrador pode considerar que uma ação seja viável, mas os colaboradores podem ter diferentes opiniões ou sugestões mais assertivas.
Para que cada etapa do plano de ação tenha sucesso, os colaboradores é que irão executar e, por isso, devem ser ouvidos, tanto individualmente quanto em grupo, o que pode promover maior comprometimento por parte de todos, já que se sentirão integrantes de um grupo de trabalho com um objetivo definido.
Com a planilha já elaborada, o administrador deve leva-la ao conhecimento de todos os que colaboraram, além de mostra-la aos que irão participar das ações através de seus gerentes ou supervisores.
Para que todos possam acompanhar o desenvolvimento do projeto, uma boa maneira é armazenar o arquivo em nuvem e compartilhar com todas as pessoas através de e-mail. Assim, todos podem contribuir ainda mais.
O compartilhamento em nuvem pode ter restrições com relação à edição do documento e, com essa ferramenta, mesmo quem não possa inserir informações, pode acompanhar o desenvolvimento do projeto, sabendo que também está participando para essa evolução.
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