Nas empresas, para priorizar os problemas e tratá-los da forma devida, levando em consideração a gravidade, a urgência e a tendência de cada um, a ferramenta mais prática é a Matriz GUT.
A Matriz GUT possibilita maior visão sobre o conjunto de problemas, ajudando na elaboração de estratégias e na gestão de projetos, além de oferecer os dados e informações para analisar os ambientes internos e externos da organização.
Similar à análise SWOT, a Matriz GUT oferece o diferencial de permitir quantificar as informações e de analisar cada tipo de problema conforme seu grau de prioridade.
Através da Matriz GUT é possível analisar todos os problemas que envolvem a administração com muito mais facilidade, priorizando as ações que devem ser tomadas através das principais características de cada problema.
Como fazer uso da Matriz GUT nas organizações
A utilização da Matriz GUT possibilita que o empresário possa organizar melhor suas estratégias, podendo ser aplicada para o planejamento estratégico, para a elaboração de organograma e, inclusive, pode ser aplicada em conjunto com outras ferramentas de análise, como o PDCA e o SWOT.
A aplicação da Matriz GUT é bastante simples, podendo ser feita através dos seguintes passos:
1. Listagem dos problemas
Para começar a utilizar a Matriz GUT é necessário listar todos os problemas e todos os aspectos relacionados com o que precisa ser avaliado. Os problemas existentes dentro da organização devem ser considerados de acordo com sua gravidade, urgência e tendência.
A melhor forma é criar uma tabela em Excel, fazendo uma descrição de cada tipo de problema encontrado para que tudo possa ser analisado com maior critério pelo administrador.
2. Pontuação dos problemas
A pontuação dos problemas deve ser feita de acordo com a escala de 1 a 5, considerando que o menor número será o menos grave, menos urgente e menos prioritário.
As notas, dessa maneira, devem ser feitas de acordo com a situação e os riscos que oferecem para a empresa, permitindo que, depois, seja feito o cálculo total para análise dos problemas mais emergentes.
3. Cálculo final dos problemas
As notas devem ser aplicadas com bastante cuidado, considerando todas as condições de cada problema, uma vez que o cálculo final deve apresentar a realidade da organização e suas necessidades.
Assim, por exemplo, se um problema se apresenta demasiado grave, que precisa ser solucionado para não trazer prejuízos para a empresa, a pontuação deve ser a máxima em todas as categorias, ou seja, em gravidade, urgência e tendência.
O cálculo deve ser feito com a multiplicação de cada nota, chegando a um resultado que irá definir o nível de prioridade exigido para a solução da questão. O resultado final, portanto, deve oferecer uma visão dos problemas que devem ser solucionados com maior urgência.
4. Classificação e resolução dos problemas
Depois de fazer a listagem e a identificação, atribuindo notas de 1 a 5 a cada problema, é necessário classificá-los pelo grau de prioridade antes de traçar os planos para a busca de soluções.
A listagem na planilha do Excel deve ser definida através do ranqueamento das notas, de acordo com os resultados obtidos pela multiplicação dos itens, de forma decrescente e os Planos de Ações para a busca de soluções deve ser feito em conjunto com os setores e responsáveis diretamente envolvidos.
Benefícios da aplicação da Matriz GUT
A aplicação da Matriz GUT na organização é bastante simples e oferece uma série de benefícios para a administração:
- Permite facilidade na tomada de decisões estratégicas para o negócio;
- Possibilita melhor aplicação de recursos para resolver problemas mais graves, evitando desperdícios;
- Auxilia na resolução de qualquer tipo de problema, podendo ser usada, inclusive, para o planejamento estratégico da organização;
- Pode ser aplicada para empresas de qualquer porte, independentemente do ramo de atuação;
- Ajuda na redução de problemas que poderiam se tornar mais graves, já que eles são identificados inclusive quando ainda estão latentes.
A Matriz GUT, dessa forma, é uma ferramenta que permite superar as maiores dificuldades apresentadas no ambiente empresarial e sua fácil aplicação permite que seja usada por qualquer colaborador.
Com a utilização da Matriz GUT é possível encontrar os problemas mais simples no momento em que estão começando permitindo que o administrador, em conjunto com os colaboradores, possa encontrar uma solução antes que eles se tornem mais graves, causando prejuízos à empresa.
Da mesma forma que outras ferramentas, como a análise SWOT ou o PDCA, a Matriz GUT deve ser usada periodicamente, o que vai possibilitar ao gestor uma administração mais fácil e mais condizente com as necessidades de sua empresa.
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