A Matriz GUT é conhecida como uma das principais ferramentas para ajudar a priorizar e a resolver problemas dentro das empresas. A matriz possibilita classificar cada tipo de problema ou mesmo uma situação que o administrador julgar importante para suas atividades, utilizando como base a gravidade do problema, sua urgência em ser resolvido e sua tendência de piorar qualquer situação, seja de forma lenta ou rápida.

O objetivo principal da priorização é definir o que deve ser solucionado em primeiro lugar, utilizando as variáveis da Matriz GUT, devendo ser considerada a importância de cada problema de acordo com suas características. Ou seja, é um sistema de análise e, para que possa apresentar bons resultados, é preciso ter em mãos todas as informações para tomar as decisões mais adequadas para cada tipo de situação.

No momento de priorizar tarefas através da Matriz GUT é importante lembrar que a mistura de problemas de setores diferenciados pode apresentar alguma confusão, dificultando a análise e a visão do responsável, seja pela identificação da prioridade de cada problema e de sua relevância para o futuro da empresa.

Nesse caso, é exigido que o administrador tenha conhecimento e informações sobre cada tipo de problema listado na Matriz GUT, devendo cada um deles ser tratado considerando-se sua gravidade, sua urgência e sua tendência.

Assim, ao elaborar a Matriz GUT, é preciso separar cada um dos problemas que tenha suas próprias causas e, somente depois disso, fazer os cálculos para avaliar a prioridade que cada um apresenta e sua necessidade de ser resolvido ou não em primeiro lugar.

Portanto, a partir de cada passo da elaboração da Matriz GUT, o administrador deve buscar todas as informações necessárias, estabelecendo os valores certos para cada tipo de situação enfrentada, ao mesmo tempo em que dialoga com sua equipe, já que são os próprios colaboradores que conhecem mais a fundo cada tipo de problema, podendo, inclusive, apresentar soluções mais simples e mais eficientes para sua resolução.

Para o administrador, a Matriz GUT oferece uma visão ampla de todas as situações pelas quais seus colaboradores passam durante suas atividades profissionais, possibilitando que se possa trabalhar de uma maneira mais inteligente, evitando esforços que possam se mostrar infrutíferos.

Elaborando a Matriz GUT para priorizar tarefas

A priorização dos problemas a serem resolvidos tem início na listagem de cada situação apresentada, ou seja, no momento em que se faz a lista de todos os problemas ou situações que precisam de uma solução.

Essa lista deve ser feita da forma mais simples possível, facilitando o seu reconhecimento por parte de qualquer pessoa que dela tenha necessidade. Assim, por exemplo, podemos fazer uma listagem normal, para depois classificar e reavaliar as prioridades.

Como se trata de uma ferramenta bastante simples, a Matriz GUT pode ser feita em uma planilha do Excel, o que vai facilitar a definição das prioridades. A primeira coisa a fazer é listar todos os problemas, sem qualquer preocupação com sua prioridade, ou seja, mesmo que estejam misturados, que sejam provenientes de setores diferentes, eles serão analisados individualmente.

A segunda etapa na priorização dos problemas da Matriz GUT é sua pontuação. Nesse trabalho, o administrador, em conjunto com seus colaboradores, deve aplicar as notas de acordo com os critérios, desde as situações menos graves até as de extrema gravidade.

A presença de colaboradores é importante para que sejam melhor analisados os fatos e para melhor enquadrar cada problema em uma determinada faixa de avaliação. Havendo qualquer dúvida com relação à priorização, basta tomar como base as notas de 1 a 5, avaliando os graus de gravidade, urgência e tendência de cada problema.

Cada nota é dada em cada coluna e, com a tabela totalmente preenchida, na última coluna irá fornecer a classificação com que cada problema deve ser trabalhado, utilizando a multiplicação de cada nota para cada uma das condições, ou seja, gravidade, urgência e tendência.

Depois de calculados os valores, determinando a necessidade de resolução de cada problema, é preciso apenas ordenar, começando pelo maior número e buscando as melhores soluções para cada caso.

Ou seja, a Matriz GUT é um método de avaliação de prioridades que se utiliza apenas da matemática, embora as notas aplicadas devam ser analisadas sob o ponto de vista pessoal, através da visão dos colaboradores e do administrador.

A Matriz GUT é uma ferramenta de fácil utilização e aplicação, oferecendo uma ordem simples e bastante eficaz para atender a qualquer tipo de necessidade da empresa. Contudo, é bom lembrar que os valores podem ser alterados se, durante a busca de solução de problemas, surgirem outros com maior prioridade.