A Matriz GUTé uma ferramenta que ajuda a priorizar e a cuidar dos problemas dentro de uma empresa de acordo com sua gravidade, sua urgência e sua tendência. O principal objetivo da matriz é fazer com que o administrador possa implantar estratégias para resolver primeiro os problemas de maior gravidade e que possam oferecer prejuízos à empresa.
Como benefício, o administrador poderá determinar ações preventivas e corretivas, resolvendo as pendências e problemas com maior assertividade.
A sigla que dá o nome à matriz GUT é proveniente dos conceitos estabelecidos para os problemas, ou seja, gravidade, urgência e tendência. Cada um dos problemas deve ser analisado de acordo com sua prioridade, estabelecendo uma pontuação de 1 a 5.
Como gravidade é necessário classificar o problema de acordo com seus impactos, caso não for solucionado. Assim, por exemplo, qualquer problema pode prejudicar a imagem da empresa e, se ele for evitado, a empresa não terá qualquer prejuízo.
A urgência é a necessidade de resolver um problema. Sempre que um problema surge, é essencial saber em quanto tempo ele precisa ser solucionado para que a empresa não sofra qualquer impacto negativo.
A tendência está diretamente relacionada com a evolução do problema se ele não for resolvido a tempo. A partir de determinado momento, um problema não pode mais ser evitado e a Matriz GUT é usada para saber o momento certo de resolvê-lo.
Como aplicar a Matriz GUT na empresa
A aplicação da Matriz GUT é bastante simples. Basta que o administrador monte uma planilha no Excel e siga as seguintes etapas:
1. Fazer a lista dos problemas
A lista dos problemas na Matriz GUT deve considerar os três pontos a serem analisados, com todos os detalhes de cada problema. Nesse caso, é importante ser bastante específico para não incorrer em interpretações errôneas.
2. Fazer a pontuação dos problemas
Depois de classificados, os problemas precisam de uma nota para que o administrador tenha o seu nível de prioridade. A pontuação deve ser feita multiplicando-se as notas das variáveis e o maior resultado vai indicar qual o problema que deve ser atacado primeiro.
Se o administrador tiver notas mais altas para um problema, como, por exemplo, notas 5 para cada uma das tendências, sua pontuação final será 125, o que determina que o problema tenha prioridade máxima.
3. Fazer a classificação dos problemas
A última etapa da Matriz GUT é fazer a classificação dos problemas e estabelecer um plano de ação, considerando cada um deles. É importante que o administrador considere cada fator isoladamente, analisando sua relevância e suas particularidades.
Vantagens da Matriz GUT para a empresa
A Matriz GUT é uma ferramenta importante para que o administrador possa conhecer a fundo tudo o que pode interferir na eficiência dos processos e dos colaboradores, uma vez que permite elaborar análises quantitativas e qualitativas, utilizando dados confiáveis, o que vai ajudar a estabelecer o nível de prioridade de cada situação.
Com a utilização da matriz GUT o empresário poderá implementar medidas corretivas, evitando que o problema possa causar impactos negativos, além de medidas preventivas que impeçam que a situação volte a acontecer.
A associação das tendências e sua pontuação feita de forma criteriosa vai permitir que a empresa possa ser administrada com mais eficiência, evitando impactos negativos sobre qualquer atividade, desde a logística ao atendimento e ao pós-venda.
Uma boa medida, que pode ser adotada pelo administrador, é complementar a Matriz GUT com a ferramenta de Plano de Ação 5W2H, criando estratégias que evitem o retorno de uma determinada situação, oferecendo assim condições de possibilitar investir em ações para o desenvolvimento e crescimento da empresa.
As principais vantagens oferecidas pela Matriz GUT são as seguintes:
- Permitir ao administrador alocar recursos de forma adequada, atendendo as necessidades mais urgentes da empresa;
- Possibilidade de elaborar um planejamento estratégico mais adequado;
- Análise completa dos processos aplicados na empresa e meios para que possam se tornar mais eficientes;
- Possibilidade de planejar atividades que devem ser feitas segundo a necessidade da empresa.
Uma das maiores vantagens da Matriz GUT, no entanto, é possibilitar que o administrador tenha uma visão global sobre os problemas enfrentados pelos colaboradores durante suas tarefas, criando um círculo virtuoso que irá funcionar automaticamente.
Ao mesmo tempo, a análise de cada problema ou situação apresentado na Matriz GUT possibilita que sejam solucionados antes que se tornem urgentes ou que possam trazer qualquer tipo de prejuízo.
A Matriz GUTpode ser aplicada com uma planilha do Excel, de forma simples e fácil, permitindo que o administrador possa tomar as decisões mais acertadas e tenha uma visão total sobre a administração de um empreendimento.
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