Ao contrário do que se imagina, o funcionamento da Matriz GUT é bastante simples, havendo os conceitos básicos que devem envolver os atributos de classificação dos problemas apresentados na empresa. Esses problemas devem ser classificados da seguinte forma:

1.  Gravidade

A gravidade deve ser classificada conforme o impacto que o problema pode provocar se não for solucionado. Os danos podem ser avaliados de forma qualitativa ou quantitativa.

O administrador deve verificar se o problema poderá provocar a perda de clientes, o dano na imagem da empresa ou mesmo outras consequências, dando a pontuação de 1 a 5, seguindo os seguintes critérios:

  1. Sem gravidade
  2. Pouco grave
  3. Grave
  4. Muito grave
  5. Extremamente grave

2.  Urgência

A urgência deve ser analisada de acordo com o tempo necessário para resolver um determinado problema. O prazo, nesse caso, deve considerar o exigido de acordo com cada tipo de problema, ou seja, podemos considerar como urgentes aqueles problemas que têm prazos definidos pela legislação ou o tempo exigido como resposta a clientes. A pontuação também deve ser feita de 1 a 5, através dos seguintes critérios:

  1. Pode esperar
  2. Pouco urgente
  3. O mais rápido possível
  4. É urgente
  5. Precisa de atenção imediata

3.  Tendência

A tendência deve ser vista através da evolução da situação. Na Matriz GUT devemos analisar cada problema considerando o seu desenvolvimento na falta de uma ação efetiva para sua solução, ou seja, devemos verificar o potencial de crescimento das possibilidades de ele se tornar maior com o passar do tempo, utilizando a mesma pontuação e os seguintes critérios:

  1. Não irá mudar
  2. Irá piorar a longo prazo
  3. Irá piorar a médio prazo
  4. Irá piorar em pouco tempo
  5. Irá piorar rapidamente

Montando uma Matriz GUT

Entendendo o conceito da classificação da Matriz GUT, é possível montar uma planilha em Excel, organizando todos os problemas apresentados pela empresa. Dessa forma, é possível elaborar o passo a passo para sua organização:

  • Etapa 1: listar todos os problemas
  • Etapa 2: classificar os problemas para cada uma das variáveis
  • Etapa 3: fazer o ranqueamento dos principais problemas multiplicando suas notas
  • Etapa 4: analisar os pontos fracos através das maiores pontuações
  • Etapa 5: elaborar planos de ação com prazos determinados e os responsáveis por seu cumprimento.

Conheça a Planilha de Plano de Ação 5w2h

 

Leia também o artigo: Plano de ação 5w2h – Maior Controle na Gestão de Projetos

 

A montagem de uma Matriz GUT deve considerar todos os problemas que envolvem o empreendimento, levando em conta os três principais elementos. Como se trata de uma ferramenta para priorizar as demandas, cada item deve ser visto individual e coletivamente para se chegar a um plano de ação.

A melhor forma de montar uma Matriz GUT é reunir a equipe de trabalho e conversar com seus integrantes, que podem identificar melhor os problemas e, dessa maneira, encontrar as soluções.

Se um determinado problema envolve os clientes, uma pesquisa de satisfação pode se mostrar eficiente para encontrar pontos que devem ser melhorados. Em todo caso, é importante que todos eles sejam listados e analisados.

Depois de montada a Matriz GUT, deve-se fazer uma descrição sobre cada um dos problemas, evitando interpretações erradas, mantendo a equipe focada na busca de sua solução.

Com a matriz já pronta, revisada e concluída, é necessário pontuar os problemas, fazendo isso conforme os critérios de gravidade, urgência e tendência de cada um. Essa classificação apresenta uma escala crescente, onde a nota mais baixa corresponde aos problemas mais leves e a mais alta aos alertas de perito iminente para uma situação específica.

Assim, por exemplo, se um problema é considerado muito grave, ele deve ser solucionado o mais rápido possível para não comprometer o andamento dos negócios. Na prática, se encontrarmos um problema classificado como G 4, U 5 e T 5, teremos um resultado de 100.

Planilha de Matriz GUT – baixe agora versão demonstração gratuita.

Com base nesse resultado, é preciso fazer a comparação dessa pontuação com os outros problemas analisados na Matriz GUT, definindo qual deles deve ter uma solução em primeiro lugar.

Finalmente, depois de identificados todos os problemas e tendo em mãos o resultado da pontuação de cada um deles, é o momento de partir para a busca da solução, fazendo um ranking de todos eles e traçando um Plano de Ação para que ele possa ser resolvido de acordo com sua prioridade.

É evidente que todos os problemas que apresentam pontuação mais alta devem ter prioridade, muito embora todos devam ser criteriosamente analisados para que a empresa possa funcionar da forma mais correta e eficaz possível.

Os problemas podem ser os mais variados e, em razão disso, devem ser analisados criteriosamente, enfrentando os desafios e procurando a melhor solução para cada um deles.