Para montar uma Matriz GUT basta seguir alguns passos básicos. A matriz pode ser feita em uma planilha de Excel, havendo alguns modelos já prontos que permitem ao usuário detalhar aquilo que ele precisa para encontrar as melhores soluções para cada tipo de problema apresentado:
Primeiro passo para montar uma Matriz GUT
A primeira coisa a fazer na montagem de uma Matriz GUT é uma lista de todos os problemas relacionados com aquilo que é preciso melhorar, seja em um departamento ou na empresa como um todo.
Com a montagem de uma planilha simples, atendendo as especificações da Matriz GUT, os problemas ficam mais fáceis de serem analisados.
Segundo passo para montar uma Matriz GUT
A partir da listagem dos problemas, é necessário atribuir uma nota para cada um dos problemas levantados, utilizando os três aspectos da Matriz GUT que devem ser analisados, ou seja:
- A Gravidade do problema;
- Sua Urgência;
- A Tendência apresentada de piorar.
A Gravidade representa o impacto do problema se ele vier a ocorrer. Nesse caso, é preciso analisar os aspectos que o envolvem, como tarefas, resultados, processos e pessoas, por exemplo, verificando os efeitos em médio e longo prazo no caso de não haver uma solução.
A Urgência é o prazo, ou seja, o tempo necessário ou disponível para encontrar uma solução para o problema. Quanto maior a urgência apresentada, menor será o tempo disponível para resolver a questão. Nesse caso, recomenda-se que seja feita a seguinte pergunta: “esse problema pode esperar ou deve ser resolvido de imediato?”
A Tendência é o potencial de desenvolvimento do problema e as possibilidades de que ele se torne mais complicado com o passar do tempo. É preciso fazer a avaliação da tendência de crescimento, de redução ou de desaparecimento do problema e, para isso, a recomendação é se perguntar: “caso esse problema não seja resolvido de imediato, ele vai piorar pouco a pouco ou de forma rápida?”
Considerando cada um dos problemas apresentados, é preciso atribuir notas de acordo com uma escala crescente, sendo a nota 5 para valores maiores e nota 1 para os pequenos valores. Assim, por exemplo, um problema que seja bastante grave, que precisa ser resolvido de forma urgentíssima e que tenha grande tendência de piorar com o tempo, deve receber a pontuação máxima.
Resolvendo a Matriz GUT
Depois de atribuir notas para todos os problemas, dentro do esquema apresentado, é preciso encontrar um número que deve mostrar o resultado da análise GUT, definindo o grau de prioridade de cada problema.
O cálculo é feito através da multiplicação das notas estabelecidas, multiplicando-se G x U x T. No caso de um problema urgentíssimo, com nota 5 em cada uma das classificações, a nota final seria 125, dando um fator de prioridade máxima para o problema.
Essa atribuição de notas não pode ser feita de forma subjetiva ou mesmo com base em “achismo”. Para evitar que isso aconteça, é necessário pensar em alguns fatores antes de atribuir as notas, como, por exemplo:
| Nota | Gravidade | Urgência | Tendência |
| 5 | Extremamente grave | Ação imediata | Piora rápida |
| 4 | Muito grave | Urgente | Piora em pouco tempo |
| 3 | Grave | O mais rápido possível | Piora gradativa |
| 2 | Pouco grave | Pouco urgente | Piora em longo prazo |
| 1 | Sem gravidade | Pode esperar | Não vai mudar |
Terceiro passo para montar uma Matriz GUT
Depois de somados todos os valores, é preciso saber qual é sua classificação para saber quais são os problemas que exigem prioridade na solução.
Os problemas que tiverem maior valor devem ser aqueles a serem resolvidos em primeiro lugar, já que se mostram mais graves, mais urgentes e com maior tendência de piorar a condição da empresa ou do setor.
Algumas pessoas utilizam o Diagrama de Pareto em conjunto com a Matriz GUT para analisar as prioridades, embora não exista uma regra definida. A Matriz GUT pode ser usada sozinha ou combinada com outras ferramentas de análise.
Os problemas, depois de calculados seus valores, devem ser classificados segundo sua ordem de prioridade da busca de solução. A partir daí, é preciso estabelecer todos os processos e atividades exigidos por cada problema, elencando os que são de maior valor em primeiro lugar, estabelecendo uma ordem de ataque e encontrando subsídios para tomar a melhor decisão com relação a cada um deles.
O importante, na utilização da Matriz GUT, é chegar à solução dos problemas encontrados dentro da empresa. Como se trata de uma ferramenta de fácil utilização, ela pode servir, inclusive, para buscar solução para problemas pessoais ou caseiros, ajudando a priorizar as ações que devem ser aplicadas e melhorando a qualidade de vida, seja na empresa, seja na vida pessoal.
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