O fluxo de caixa é o principal parâmetro para saber as condições financeiras de sua empresa. Assim, deve ser feito todos os dias, seja uma indústria ou um comércio, antes de fechar a empresa e sair para o descanso, conferindo tudo o que foi pago e tudo o que foi recebido, checando o dinheiro em caixa e anotando as compras e vendas a crédito.

Assim, o fluxo de caixa deve ser o companheiro constante do empresário no final do expediente diário. O controle do fluxo de caixa deve conter todos os registros de transações financeiras, mostrando como está a situação atual da mesma em todos os dias do ano.

O fluxo de caixa pode ser feito com uma planilha eletrônica bastante simples, sendo ideal essa simplicidade para manter as contas em ordem. O Sebrae tem um modelo disponível, no endereço linkado, que pode ajudar nessa tarefa diária de controlar as contas, podendo ser baixada e utilizada por qualquer empresário.

O empresário precisa saber como colocar as entradas e saídas de dinheiro, colocando nas contas corretas, para saber o que significam os números. É preciso lembrar que o fluxo de caixa apresenta apenas a situação financeira da empresa, e não sua situação econômica. Assim, o fluxo de caixa não mostra se a empresa está tendo lucro ou prejuízo, e sim quanto dinheiro tem disponível e quanto tem a pagar e a receber.

Como fazer o fluxo de caixa de forma correta

O fluxo de caixa só pode ser considerado perfeito quando é mantido com os números em dia e em ordem, mantendo a disciplina de lançamentos diários. O primeiro passo para o empresário é separar as saídas de dinheiro em algumas categorias principais, como por exemplo, Fornecedores, Despesas e Outras Saídas.

Na saída de dinheiro para Despesas é aconselhável a divisão em outras categorias, como Despesas Administrativas (onde serão incluídas despesas de correio, telefone, internet, salários, papelaria, etc.); Despesas Comerciais (onde entram os gastos com marketing, com comissões de vendedores, etc.) e Despesas Financeiras (como multas, IOF, etc.). Na saída de dinheiro Outras, tudo o que a empresa pagou em outros casos, como tributos, investimentos, pagamento de empréstimos, etc.

Nas entradas de dinheiro do fluxo de caixa deve entrar tudo o que a empresa recebe, principalmente com relação às vendas, ao recebimento de contas a receber e à venda de ativos.

Esses lançamentos devem ser feitos diariamente. Ao final, calculando o valor das entradas mais o saldo anterior e menos o valor das saídas, o empresário tem o resultado do dia. O número deve estar em consonância com o valor do dinheiro em caixa e nas contas bancárias. Caso algo esteja errado, é preciso conferir todos os valores lançados.

O empresário também precisa estar ciente de que um saldo negativo na conta bancária, que possa refletir em saldo negativo no fluxo de caixa, não significa necessariamente prejuízo. A empresa pode ter um déficit de caixa e, ao mesmo tempo, estar com lucro. O lucro ou o prejuízo é resultado da contabilização das vendas menos os custos e despesas.

No entanto, se o saldo negativo for persistente, acontecendo vários dias seguidos, é necessário prestar mais atenção às movimentações financeiras, solicitando ao contador um demonstrativo de resultados para saber a real situação da empresa.

Fazendo um fluxo de caixa projetado

O fluxo de caixa também serve para o pequeno empresário fazer projeções sobre movimentação, ou seja, colocando na planilha as datas futuras de entradas e saídas de dinheiro. Assim, é possível fazer um fluxo de caixa projetado, prevendo o resultado financeiro de seu empreendimento e tomando decisões com relação à futura movimentação.

Assim, por exemplo, se o empresário sabe que vai precisar pagar um montante em 30 dias a um fornecedor, tem condições de se programar e guardar o dinheiro para esse fornecedor sem precisar de socorro bancário. Para empresas que já mantém o fluxo de caixa há mais tempo, é possível ter a curva de caixa, sabendo o movimento de cada mês, o que facilita o planejamento. O fluxo de caixa, então, se torna um direcionador financeiro para indicar as melhores datas de recebimento e pagamento.

O fluxo de caixa programado também serve para mostrar se existe uma interação entre as operações, ou seja, entre pagamentos e recebimentos, mantendo condições de arcar com os compromissos. Com esse movimento em mãos, o empresário pode fazer uma negociação melhor com os fornecedores e com os clientes, possibilitando a entrada e saída de dinheiro sem apertos.

O fluxo de caixa é uma ferramenta que deve ser mantida para avaliar a gestão financeira o empreendimento e manter o empresário no comando do dinheiro. Em virtude disso, é necessário dedicar-se todos os dias ao fechamento do caixa, principalmente para não se esquecer de detalhes que poderão fazer diferença no futuro.