Manter o fluxo de caixa de sua empresa em dia é manter sua empresa respirando, vivendo. Trata-se do mais importante controle que um empresário precisa fazer todos os dias, sabendo o quanto tem a receber e quanto vai precisar pagar, ao mesmo tempo em que está vendo quando de recursos financeiros possui.

O fluxo de caixa é essencial para realizar o controle das movimentações financeiras, devendo ser atualizado diariamente, tornando possível ter conhecimento do que acontece na área financeira e manter as contas em dia, tendo assim uma empresa mais saudável.

Para fazer o seu fluxo de caixa você precisa de uma planilha eletrônica, feita no Excel, de acordo com suas necessidades empresariais, separando todas as informações, como vamos indicar a seguir.

1.   Faça o levantamento financeiro da empresa

Para começar o seu fluxo de caixa, você precisa ter em mãos o levantamento financeiro no instante em que inicia os lançamentos. Confira o quanto a empresa tem de dinheiro em caixa e nas contas bancárias em nome da empresa, isto é, somente de pessoa jurídica.

Anote todos os dados na planilha, como saldos iniciais, tendo assim a ideia básica de onde vai partir para organizar o fluxo de caixa. Nunca misture contas pessoas com as contas da empresa. Veja sempre a empresa como uma identidade independente.

Faça também o levantamento de tudo o que a empresa tem a receber e a pagar, anotando os valores na planilha. Por aí você já terá uma ideia geral de como está sua empresa: dinheiro + contas a receber – contas a pagar: saldo do fluxo de caixa. Se estiver positivo, anime-se: você está no caminho certo.

2.   Separe em categorias as entradas e saídas

Para saber como anda o seu fluxo de caixa você precisa separar as receitas e despesas em categorias, como num plano de contas contábil. Na categoria de receitas, ou entradas de dinheiro, coloque as Receitas com Produtos, Receitas com Serviços, Receitas com Vendas, Receitas não Operacionais (os nomes podem ser mudados, dependendo da área de atuação de sua empresa).

Na categoria despesas, distribua entre as Despesas com Produtos, Despesas com Serviços, Despesas não Operacionais, Despesas com Pessoal, Despesas de Marketing, Despesas Operacionais, Impostos e, finalmente, Investimentos.

Faça a adaptação de acordo com aquilo que sua empresa realiza. O importante é que a planilha permita que você veja o resultado do que está acontecendo com sua empresa. Lembre-se de criar as fórmulas necessárias para que o seu fluxo de caixa fique automatizado, mostrando diariamente os valores de entradas e saídas e o saldo atualizado de caixa e de dinheiro em bancos.

3.   Faça os lançamentos diariamente

Todos os dias, antes de encerrado o expediente, reserve o tempo necessário para fazer os lançamentos no fluxo de caixa, considerando tudo o que entrou em dinheiro, tudo o que foi pago, o que foi vendido a crédito e o que foi recebido de contas a receber. Acrescente, se houver, as compras que tenha feito a prazo, separando por categorias, como já dissemos, e acrescentando nos seus devidos lugares (ou categorias).

Se sua planilha está bem organizada, você poderá criar um fórmula que lhe dê a informação diária de como está sua empresa em qualquer momento, com a mesma que lhe passamos anteriormente.

4.   Inclua indicadores específicos para saber como está o fluxo de caixa

A área de administração financeira oferece diversos indicadores que ajudam no controle e na manutenção do fluxo de caixa, com gráficos que apontam mais claramente a situação da empresa. Usando alguns índices financeiros, como o Indicador de Lucro ou Prejuízo, o Índice de Lucratividade e a Margem de Contribuição, por exemplo, você terá uma ideia muito mais clara da situação de sua empresa.

Dessa maneira, ficará muito mais fácil, usando gráficos para mostrar os valores de receitas, despesas, contas a pagar, contas a receber, podendo lhe dar as informações que você irá usar no planejamento estratégico para sua empresa. E isso pode ser feito com grande margem de acerto para um ano de atividades.

5.   Gerencie as informações do fluxo de caixa

Além de fazer os lançamentos todos os dias, você deve também gerenciar os materiais que estão representados no fluxo de caixa. Assim, se você tem um almoxarifado, é preciso manter o controle desse almoxarifado, com as entradas e saídas, e os valores apresentados diariamente no saldo do almoxarifado, devem bater com o que está no fluxo de caixa.

Da mesma forma, é preciso manter o controle sobre contas a pagar e contas a receber. Uma falha em qualquer dessas contas irá lhe trazer informações erradas no fluxo de caixa. Os controles adicionais que você mantiver servirão como conferência para que você tenha um fluxo de caixa que espelhe a realidade de sua empresa, sem qualquer falha que não possa lhe dar chances de corrigir o rumo do empreendimento.