Dicas para escolher a melhor ferramenta para gestão do fluxo de caixa

Uma empresa, desde a sua fundação, não pode prescindir do controle financeiro e não pode ter carência de recursos financeiros para fazer o pagamento de suas contas e de seus fornecedores.

A falha na previsão de prazos médios para pagamentos e recebimentos não podem ser uma rotina na vida financeira da empresa, principalmente quando analisamos a crescente competitividade do mercado, quando precisamos manter o fluxo de caixa em ordem, criando formas de direcionar o negócio empresarial.

O fluxo de caixa é a melhor forma de manter a gestão financeira de um empreendimento, sendo este o fator essencial para o sucesso de qualquer negócio. Com o uso do fluxo de caixa, temos em mãos uma das mais perfeitas ferramentas para a administração financeira do empreendimento, utilizando seus recursos para otimizar e alocar todos os recursos da empresa.

A montagem de uma planilha de fluxo de caixa é bastante simples, exigindo apenas o seu acompanhamento diário, registrando todas as informações. De início, é necessário levantar os saldos iniciais, ou seja, o valor de dinheiro existente no caixa e nos bancos, além dos valores a receber e a pagar.

A partir daí, o empresário, ou uma pessoa designada por ele, deve anotar todas as entradas e saídas, como vendas à vista, recebimentos, pagamentos, em procedimentos que são práticos, embora exijam conhecimento em contabilidade e finanças, mantendo também organizados os documentos que deram origem aos lançamentos.

O mercado oferece inúmeros programas que dão condições de fazer o fluxo de caixa, auxiliando na construção de outros demonstrativos financeiros. No entanto, uma planilha do Excel já é mais do que suficiente para fazer os registros das operações financeiras.

Não importando se seja um sistema adquirido ou baixado pela internet, o mais importante é manter a cultura de planejamento e de sistematização da movimentação financeira, criando um elo entre o fluxo de caixa e os outros departamentos, além de manter a verificação, a análise e o registro de todo e qualquer movimento.

O fluxo de caixa é a ferramenta que propicia as análises, como a avaliação do melhor momento para comprar ativos, para repor os estoques ou para fazer qualquer tipo de investimento, evitando assim que a empresa entre em comprometimento com instituições bancárias.

Mantendo em ordem o fluxo de caixa, o empresário também consegue controlar eventuais desvios, consegue prever aplicações ineficientes e apresenta uma liquidez imediata em qualquer momento da vida empresarial.

Fluxo de caixa para a gestão financeira

Desta forma, torna-se evidente a importância do fluxo de caixa para a gestão financeira e, em consequência, também para que a empresa tenha sucesso em seus negócios. A geração diária do fluxo de caixa é que vai fornecer as informações para organizar sua vida financeira.

Veja como você pode montar sua planilha financeira de fluxo de caixa no Excel: em primeiro lugar, separe todos os documentos que precisa de movimentações financeiras havidas na empresa durante o dia. Nunca faça nada sem um comprovante, mesmo que seja um recibo qualquer. No final do dia, o saldo do seu caixa na planilha precisa estar exatamente igual ao valor em espécie que você tem no caixa somado ao valor que tem na conta corrente.

Mesmo que você não tenha conhecimento de contabilidade ou de finanças, é fácil fazer os lançamentos. No final do artigo vamos lhe fornecer um link para baixar uma planilha montada pelo Sebrae, que vai ajudar nesse processo.

Coloque toda a documentação em ordem, da mesma forma que na planilha e, se achar melhor, numere cada lançamento, colocando também o número no documento, tornando assim mais fácil localizar qualquer lançamento e verificar possíveis falhas. Esses documentos devem ser arquivados em ordem, mantendo todos os pagamentos numa pasta e todos os recebimentos em outra, diferente. Pode parecer meio detalhado num primeiro momento mas, com o tempo, você vai perceber que isso torna o processo bem mais prático.

A planilha que você vai baixar do Sebrae pode ser adaptada de acordo com sua necessidade, lembrando que não há um modelo fixo de fluxo de caixa. É preciso entender que cada empresa tem suas particularidades e a documentação e controle devem ser adaptados ao seu ritmo empresarial.

Não se esqueça de que, além dos documentos de entrada e saída de dinheiro, seja no caixa ou no banco, também devem estar acompanhados dos recebíveis e os pagamentos programados. Só assim você terá como entender como está sua empresa. Desta forma, se você tem um valor no caixa e no banco, por exemplo, de R$ 5.000,00, e tem recebimentos no valor de R$ 10.000,00, você sabe que, quando receber o que precisa, terá R$ 15.000,00 disponíveis. Ao mesmo tempo, verifique quanto deverá pagar. Se os pagamentos somarem R$ 12.000,00, ainda terá uma sobra de R$ 3.000,00 no seu fluxo disponível. Se este valor de pagamentos for maior do que R$ 15.000,00 você saberá que vai precisar trabalhar mais para vender mais e superar um valor negativo que está para chegar.